Effektiver Arbeiten mit der Pomodoro-Technik

Pomodoro kannten wir bis jetzt nur als Zutat vom Italiener. Doch hinter der Pomodoro-Technik steckt ein Zeitmanagementsystem, das simpel klingt und dennoch durchschlagenden Erfolg verspricht: Die Arbeit soll in 25 Minuten-Einheiten unterteilt werden, gefolgt von kurzen Pausen. Tabu sind Ablenkungen wie Telefon oder E-Mails. Das Ergebnis ist eine höhere Produktivität und konzentrierteres Arbeiten. Aber wie soll das in der Praxis funktionieren?

WAS IST DIE POMODORO-TECHNIK?

Die Pomodoro-Technik ist eine Methode des Zeitmanagements, die von Francesco Cirillo in den 1980er Jahren entwickelt wurde. Das System verwendet einen Kurzzeitwecker, um Arbeit in 25-Minuten-Abschnitte – die sogenannten pomodori – und Pausenzeiten zu unterteilen. Bei seinen Versuchen hat er eine Eieruhr benutzt, die die Form einer Tomate hatte und sich bis 25 Minuten einstellen ließ. Daher der Name: Pomodoro = Italienisch für Tomate. Die Methode basiert auf der Idee, dass häufige Pausen die geistige Beweglichkeit verbessern können.

WIE FUNKTIONIERT DIE POMODORO TECHNIK?

Die Technik besteht aus fünf Schritten:

1. Die Aufgabe schriftlich formulieren
2. Den Kurzzeitwecker auf 25 Minuten stellen
3. Die Aufgabe bearbeiten, bis der Wecker klingelt und abhaken oder durchstreichen
4. Kurze Pause machen (5 Minuten)
5. Nach jeweils vier pomodori eine längere Pause machen (20-30 Minuten)

Der Pomodoro-Technik liegen die Eckpfeiler Planung, Nachverfolgung, Aufzeichnung, Bearbeitung und Visualisierung zugrunde. Das heißt, die Aufgaben werden zunächst nach Priorität geplant und in eine Liste für den Tag geschrieben, inklusive Aufwandseinschätzung. Durch das Durchstreichen oder Abhaken nach dem Erledigen hat man ein Erfolgsgefühl und ist motiviert. Wichtig bei der Technik ist es, Zeitfresser und Ablenkungen (E-Mail, Telefon, Social Media) zu minimieren, um sich wirklich auf die aktuelle Aufgabe zu konzentrieren.

Cirillo selbst plädierte für möglichst einfache Werkzeuge: Ein Bleistift und eine mechanische Küchenuhr. Durch das Aufziehen des Weckers würde nach ihm die Entschlossenheit unterstrichen werden, die Aufgabe zu beginnen, während das Ticken und Klingeln eine andere Zeitwahrnehmung bewirken würden.

Inzwischen gibt es aufgrund des technischen Fortschritts natürlich auch viele andere Möglichkeiten der Zeitmessung, zum Beispiel die Stoppuhr am Smartphone. Außerdem gibt es sogar spezielle Apps zur Pomodoro-Technik:

Pomodoro-Zähler für den Browser: TomatoTimer
Ein Pomodoro-Timer (Open-Source) für Windows und OS X: Tomighty
Eine Pomodoro-App fürs iPhone (iOS): Flat Tomato
Eine Pomodoro-App für Android: ClearFocus

WIE FUNKTIONIERT DIE TECHNIK IN DER PRAXIS?

So simpel die Pomodoro-Technik wirkt, sie bietet doch einige Stolperfallen in der Praxis. Während die Methode im Homeoffice und für Alleinarbeitende vielleicht noch praktikabel erscheint, wird das Ganze im Büro mit einem Team, das interagieren muss, schon schwieriger. Auch die „Zeitfresser“, die man ausschalten soll, sind hier natürlich allgegenwärtig. Das Telefon einfach klingeln zu lassen, käme wohl bei vielen Chefs nicht gut an. Hier müsste man also für Transparenz sorgen und sich ggf. die Erlaubnis einholen, das Telefon für einen Zeitraum umzustellen. Aber auch Besprechungen oder einfach nur das „Socializing“ mit Kollegen kann man nun mal nicht der Pomodoro-Technik unterordnen.

Außerdem stellt sich die Frage: Wie findet man eine Aufgabe, die genau 25 Minuten dauert? In der Arbeitspraxis wirkt das auf den ersten Blick doch fast utopisch. Aber man kann sich behelfen, in dem man:
– Mehrere kleinere Aufgaben in 25 Minuten zusammenfasst (zum Beispiel E-Mails beantworten, Ablage)
– Große Aufgaben in 25 Minuten Einheiten unterteilt

Gerade zu Beginn sollte man nicht gleich den ganzen Arbeitstag unterteilen, sondern eventuell nur mit einer Session starten, also vier Pomodoro-Einheiten zu je 25 Minuten. Wenn du merkst, dass die Methode für dich umsetzbar ist und du in diesen zwei Stunden ungestört und produktiver arbeiten kannst, kannst du die Einheiten erhöhen. Tipp: Vielleicht kannst du die Technik auch für das ganze Büro vorschlagen oder deinen Chef um eine Genehmigung für eine kurze Testphase in einem Bereich bitten. Das Schlagwort Produktivitätssteigerung ist hier ein echter Door-Opener!

Website Pomodoro Technik: https://francescocirillo.com/pages/pomodoro-technique

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