Tick, tack: Zeitmanagement für Anfänger

Die zwölfte E-Mail bimmelt im Posteingang, Skype erinnert an zwei Anrufe, die Chefredakteurin drängelt nach dem Artikel über die neuesten Modetrends – und Du weißt nicht, wo Dir der Kopf steht? Manchmal rennt uns die Zeit weg. Wie Ihr sie wieder einfangen und zähmen könnt, verraten wir Euch mit ein paar Tipps und Tricks rund ums Zeitmanagement.

Coaching, Workshops, Online-Kurse: Das Thema Zeitmanagement boomt. Wen wundert´s, immerhin leben wir dank Technik und Fortschritt in einem schnelllebigen Alltag. Und auch wenn der Trend sich langsam zur Entschleunigung schleicht, bleibt eines immer unser höchstes Gut: die Zeit. Denn ob Manager oder Student: Wir alle möchten unseren Tag voll und ganz auskosten – und das am besten ohne Stress. Methoden dazu füllen ganze Bücherregale und Online-Blogs. Dabei gilt: Probieren geht über studieren. Denn ein gutes Zeitmanagement muss gelernt sein. Zu den drei beliebtesten Methoden gehören die Eisenhower-Matrix, die Not-do-to-Liste und die Getting Things Done-Methode, kurz GTD. Was jetzt sehr theoretisch klingt, lässt sich tatsächlich praktisch sehr gut umsetzen. Wir beweisen es Euch und gehen jede Methode kurz mit Euch durch:

DIE NOT-TO-DO-LISTE ist das entspannte Gegenteil zu der eher Stress machenden To-do-Liste. Denn während auf der bekannten Liste die Dinge stehen, die noch erledigt werden müssen, erfasst die Not-to-do-Liste alle Punkte, die heute eben nicht gemacht werden. Bedeutet jetzt nicht, dass der Sommerurlaub und das Brunchen mit der Freundin auf der Liste landen. Es sind die klassischen Zeitdiebe, auf die es hierbei ankommt. Das ewige Checken der sozialen Medien oder der Griff zum Smartphone. Jeder hat seine eigenen Zeitdiebe. Fragt Euch, welche das sind und verbannt sie auf die Not-to-do-Liste – schon hat der Tag einige Minuten bis Stunden mehr.

DIE GETTING THINGS DONE-METHODE folgt der Logik der Priorität. Hierfür notiert Ihr alle Dinge, die erledigt werden müssen und sortiert diese dann nach Dringlichkeit. Dabei könnt Ihr die Liste nach Platzierungen sortieren – von eins (sehr dringend) bis zehn (gar nicht so schlimm, wenn ich es heute nicht mehr schaffe) oder nach Kategorien wie „sofort erledigen“, „später erledigen“ und „wenn noch etwas Zeit da ist“. Damit brecht Ihr den schier unendlichen Berg von Aufgaben auf einen kleinen Hügel herunter, der sich entspannt besteigen lässt. Kleiner Tipp zum Schluss: Alle Aufgaben, die unter zwei Minuten dauern, erledigt Ihr am besten sofort. Damit ist der Kleinkram von der Liste und Ihr könnt Euch auf die wichtigen Punkte konzentrieren.

DIE EISENHOWER-MATRIX ist eng verwandt mit der GTD-Methode, denn auch sie sortiert die Aufgaben nach Dringlichkeit. Nur spielt hier auch die Wichtigkeit eine tragende Rolle. Wie genau? Ihr zeichnet vier Felder und teilt die Aufgaben den folgenden Kategorien zu: „dringend und wichtig“, „dringend, aber nicht wichtig“, „wichtig, aber nicht dringend“ und „weder wichtig noch dringend“. Klingt erst einmal sehr kompliziert. Doch wer es ausprobiert, merkt, wie schnell diese Matrix einen Überblick gibt und den Druck nimmt. Für welche Methode Ihr Euch letztlich auch entscheidet, am Ende zählt: Das Zeitmanagement sollte nicht mehr Zeit fressen als die Aufgaben selbst. Denn das ist sicher nicht im Sinne des Erfinders.